In den öffentlichen Verwaltungen und Betrieben repräsentieren Personalräte die Beschäftigten und vertreten deren Interessen gegenüber den Dienststellenleitungen. Bei Gerichten gibt es besondere Richtervertretungen.

Bestehen in einer Dienststelle mehrere Personalräte, weil beispielsweise bei einer Außenstelle einer Behörde ein eigener Personalrat gebildet wurde, ist als gemeinsamer Personalrat für Angelegenheiten der gesamte Dienststelle ein Gesamtpersonalrat, ansonsten für jeden Teilbereich der entsprechende Personalrat zuständig. In der Landesverwaltung, die über mehrere hierarchische Stufen aufgebaut ist, gibt es auf der mittleren Ebene Bezirkspersonalräte und auf der obersten Ebene Hauptpersonalräte. Diese auch als Stufenvertretungen bezeichneten Personalräte haben Zuständigkeiten für die übergreifenden Angelegenheiten, die über eine Dienststelle hinausreichen. Für Beschäftigte unter 18 Jahren und Beschäftigte in beruflicher Ausbildung wird eine Jugend- und Auszubildendenvertretung eingerichtet, wenn ein Personalrat besteht. Sie berät speziell die Themen, die Jugendliche und Auszubildende berühren. Alle diese Personalräte werden unter dem Sammelbegriff "Personalvertretungen" zusammengefasst.

Die Einrichtung, Tätigkeit und Beteiligung der Personalräte richtet sich nach dem Landespersonalvertretungsgesetz (für Richtervertretungen nach dem Landesrichtergesetz). Es gilt für die Verwaltungen und Betriebe des Landes und die der Aufsicht des Landes unterliegenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, wie beispielsweise der Städte, Gemeinden und Landkreise sowie für die Gerichte. Für Bundesdienststellen und -gerichte gilt das Bundespersonalvertretungsgesetz.

In den öffentlichen Dienststellen sind Beamte und Arbeitnehmer beschäftigt. Sie haben einen gemeinsamen Personalrat; jede Gruppe wählt ihre Vertreter entsprechend ihrer Stärke getrennt, es sei denn, die einzelnen Gruppen entschließen sich zu einer gemeinsamen Wahl. Diese Gruppentrennung setzt sich auch in der täglichen Personalratsarbeit fort. Angelegenheiten der einzelnen Gruppen können nicht ohne Mitwirkung von deren Vertretern im Personalrat beschlossen werden. Die einzelnen Gruppen im Personalrat haben Antrags- und Einspruchsrechte.

Personalrat und Dienststelle arbeiten zum Wohle der Beschäftigten und zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben, die der Dienststelle übertragen sind, vertrauensvoll zusammen. Dabei stehen ihnen Gewerkschaften und Arbeitgebervereinigungen zur Seite. Der Personalrat ist zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu informieren.

Die Größe eines Personalrates richtet sich nach der Anzahl der Beschäftigten, die er vertritt. Ein Personalrat kann bis zu 25 Mitglieder haben (z.B. fünf Personen bei 51 bis 150 Beschäftigten, elf Personen bei 601 bis 1.000 Beschäftigten). Gesamtpersonalräte, Bezirks- und Hauptpersonalräte sind kleiner und haben maximal elf Mitglieder (bei über 5.000 Beschäftigten).

Ein Personalrat soll in Dienststellen eingerichtet werden, die mindestens fünf wahlberechtigte Beschäftigte haben, von denen wenigstens drei wählbar sind. Die Einrichtung ist aber nicht zwingend, sondern hängt von der Bereitschaft der Beschäftigten ab, zu wählen und sich wählen zu lassen.

Der Personalrat wird für die Dauer von vier Jahren gewählt.

Wahlberechtigt sind grundsätzlich alle Beschäftigten, unabhängig von Alter, Nationalität oder Dauer der Dienststellenzugehörigkeit. Wählbar sind nur Wahlberechtigte, die am Wahltag das 18. Lebensjahr vollendet haben, seit einem Jahr öffentlichen Verwaltungen oder Betrieben sowie seit sechs Monaten ihrem jetzigen Geschäftsbereich angehören. Wer der Dienststellenleitung angehört oder maßgebliche Personalverantwortung trägt, kann nicht in den Personalrat gewählt werden.

Mitglieder des Personalrats üben ihre Tätigkeit als Personalrat unentgeltlich als Ehrenamt aus und genießen für die Dauer ihrer Mitgliedschaft im Personalrat einen besonderen Schutz vor Versetzung oder Kündigung. Sie dürfen in ihrer Arbeit nicht behindert oder wegen ihrer Personalratstätigkeit nicht bevorzugt oder benachteiligt werden. Die Personalratsarbeit wird während der regulären Arbeitszeit ausgeführt. Soweit es zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung erforderlich ist, sind einzelne Personalratsmitglieder ganz oder teilweise von ihrem Dienst freizustellen, das Landespersonalvertretungsgesetz gibt dazu feste Freistellungsstaffeln vor.

Die mit der Tätigkeit des Personalrats verbundenen Kosten trägt die Dienststelle. Sie muss auch Räume, Sachmittel und Büropersonal im erforderlichen Umfang zur Verfügung stellen. Notwendige Schulungs- und Bildungskosten der Personalratsmitglieder sind von ihr ebenfalls zu übernehmen.

Aufgaben des Personalrates

Der Personalrat

• wacht darüber, dass die Dienststelle die Beschäftigten rechtmäßig und gerecht behandelt,
• kann Maßnahmen beantragen, die den innerdienstlichen sozialen oder persönlichen Belangen der Beschäftigten dienen,
• überwacht die Einhaltung der Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge, Dienstvereinbarungen, Verwaltungsanordnungen, Unfallverhütungs- und sonstigen Arbeitsschutzvorschriften, die zugunsten der Beschäftigten bestehen,
• greift Anregungen der Beschäftigten auf und vertritt deren Beschwerden gegenüber der Dienststelle,
• unterstützt und fördert besonders schutzbedürftige Beschäftigte und arbeitet dabei insbesondere mit der Schwerbehindertenvertretung, der Beauftragten für Chancengleichheit oder anderen Interessenvertretungen zusammen,
• nimmt seine förmlichen Beteiligungsrechte in personellen, sozialen und innerdienstlich organisatorischen Angelegenheiten der Beschäftigten wahr.

In förmlichen und innerhalb bestimmter Fristen abzuwickelnden Beteiligungsverfahren, die von der Dienststelle oder teilweise vom Personalrat selbst in Gang gesetzt werden, hat der Personalrat folgende, unterschiedlich stark ausgebildete Rechte:

• Mitbestimmungsrechte
  In diesem Bereich können beabsichtigte Maßnahmen nur mit Zustimmung des Personalrats getroffen werden. Hierbei handelt es sich meist um Personalangelegenheiten einzelner Beschäftigter (z.B. Einstellung, Beförderung), soziale Angelegenheiten (z.B. Gewährung von Zuschüssen, Vergabe von Dienstwohnungen) oder organisatorische Angelegenheiten, die die gesamte Belegschaft betreffen (z.B. Festlegung der Arbeitszeit, Aufstellung des Urlaubsplans, Gestaltung der Arbeitsplätze). Seine Zustimmung kann der Personalrat aus jedem objektiven Grund verweigern, in Personalangelegenheiten aber nur, wenn gegen Gesetz, Tarifvertrag oder Gerichtsentscheidung verstoßen, der Betriebsfrieden gestört oder ein Beschäftigter ungerechtfertigt benachteiligt wird.
• Mitwirkungsrechte
  Hier kann eine beabsichtigte Maßnahme nach Erörterung mit dem Personalrat auch dann durchgeführt werden, wenn er Einwendungen hat. Beispiele sind Fragen der Arbeitsorganisation, Verwaltungsanordnungen gegenüber den Beschäftigten oder vereinzelt Personalangelegenheiten.
• Anhörungsrechte
  Vor der Umsetzung einer Maßnahme ist dem Personalrat Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Hierbei handelt es sich meist um Planungen und Fragen der Arbeitsgestaltung (Personalplanung, Raumbedarfsforderungen, Erledigung der Arbeit außerhalb der Dienststelle oder Verlagerung der Arbeit auf Private).

In welchen Angelegenheiten welche Beteiligungsform greift, ist gesetzlich vorgegeben und nicht erweiterbar. Eine Besonderheit stellen Dienstvereinbarungen dar. Bestimmte Angelegenheiten, die ebenfalls gesetzlich bestimmt sind, werden mit der Dienststelle im Voraus einvernehmlich ausgehandelt. Damit können viele Mitbestimmungsverfahren in Einzelfällen entfallen.

Unterschiedliche Auffassungen von Personalrat und Dienststelle in Mitbestimmungsfällen enden nicht zwangsläufig vor Gericht. Das Landespersonalvertretungsgesetz sieht ein internes Einigungsstellenverfahren vor. Bei Differenzen können beide Seiten die Einigungsstelle anrufen, die unter Leitung eines unabhängigen Vorsitzenden mit je drei Beisitzern von jeder Seite besetzt ist. Sie spricht entweder eine Empfehlung aus oder trifft eine bindende Entscheidung. Geht innerhalb der Landesverwaltung die strittige Angelegenheit von einer Dienststelle auf unterer oder mittlerer Verwaltungsebene aus, finden zuvor auf jeder übergeordneten Verwaltungsstufe Einigungsversuche mit den dortigen Bezirks- oder Hauptpersonalräten statt, bevor die Einigungsstelle eingeschaltet werden kann.